RESOLUÇÃO Nº 408, DE 11 DE MARÇO DE 2014
Institui o Arquivo Público da Câmara Municipal de Sorocaba.
Projeto de Resolução nº 01/2014, da Mesa da Câmara Municipal
A Câmara Municipal de Sorocaba aprova e eu promulgo a seguinte Resolução:
Art. 1º Fica instituído o arquivo público da Câmara Municipal de Sorocaba.
Art. 2º É dever do Poder Legislativo do município de Sorocaba a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
Art. 3º Consideram-se arquivos, para os fins desta Resolução, todos os registros de informação, em qualquer suporte (papel, magnético, óptico, filme, imagem, eletrônico, etc.) produzidos e recebidos pelos órgãos técnicos, de suporte e operacional da estrutura administrativa desta Câmara Municipal.
Art. 4º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, tramitação, uso, avaliação, reprodução, arquivamento, eliminação (quando for o caso), disponibilização e divulgação, quando históricos, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos.
Art. 5º Considera-se arquivo público o sistema de serviços de gestão do conjunto composto pelos seguintes elementos:
I - arquivos correntes dos setores: documentos em curso em um setor ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes pelo setor;
II - arquivos intermediários dos setores: aqueles documentos que, mesmo não sendo de uso corrente, por razões de interesse administrativo ou legal, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
III - arquivo permanente: documentos de valor histórico, probatório e informativo cujos suportes físicos devem ser definitivamente preservados, mesmo após a digitalização, uma vez que inalienáveis e imprescritíveis;
IV - memorial: seleção de documentos históricos do Poder Legislativo Municipal de Sorocaba ou de outras instituições referentes ao Poder Legislativo Municipal arranjados permanentemente ou de acordo com os fatos e personalidades os quais se queiram destacar ou eventos turísticos, projetos culturais e programas educacionais em que se queiram inserí-los;
V - sala de trabalho: espaço físico para as atividades de direção do arquivo público, planejamento das atividades do memorial e trabalhos de recepção, catalogação, classificação, acondicionamento, higienização, reparação, seleção, localização, (re)arquivamento, digitalização, etc., dos documentos;
VI - sala de consulta: espaço para recepção dos munícipes, pesquisadores, Vereadores, servidores, visitantes, etc., consulentes dos documentos do acervo permanente ou do memorial.
Art. 6º O arquivo público do Poder Legislativo Municipal tem como finalidades precípuas:
I - assegurar a proteção dos documentos do poder legislativo municipal tendo em vista o seu valor administrativo e histórico e os interesses da comunidade sorocabana;
II - formular a política de gestão integral de do sistema de arquivos desta edilidade e coordenar a sua implantação no âmbito do Legislativo;
III - elaborar e divulgar, submetidas ao parecer da Secretaria Jurídica, aprovadas pela Presidência, diretrizes e instruções acerca:
a) das condições de segurança da recepção, produção, tramitação, arquivamento, preservação e transferência dos documentos dos arquivos correntes e intermediários existentes nos setores técnicos, de suporte e operacionais da estrutura administrativa da Câmara Municipal;
b) da organização do arquivo permanente, e
c) da organização do memorial do Legislativo Municipal.
IV - organizar o sistema de arquivos da Câmara Municipal de Sorocaba, propondo medidas que integrem as fases correntes, intermediárias (dos setores técnicos, de suporte e operacional da estrutura administrativa) e permanente pelas quais passam os documentos em seu ciclo vital como forma de assegurar sua organização, controle, proteção e preservação a partir de sua produção;
V - elaborar e encaminhar à Mesa Diretora minutas de normas que versem sobre aspectos e itens do funcionamento adequado do sistema de arquivos da Câmara Municipal de Sorocaba;
VI - prestar orientação aos setores técnicos, de suporte e operacionais da estrutura administrativa no que se refere a:
a) condições de manuseio, acondicionamento e armazenamento que promovam o aumento da vida útil dos documentos e integridade das informações nele contidas, e
b) formas de recepção, guarda e transferência de documentos e informações que impliquem em perigo de perda ou extravio dos mesmos;
VII - realizar o recolhimento dos documentos de valor permanente e guarda definitiva e promover a sua preservação, mediante tratamento técnico, conservação preventiva, restauração, quando for o caso, higienização periódica, acesso e a descrição do acervo, mediante a elaboração de instrumentos de pesquisa que garantam acesso pleno às informações contidas nos documentos;
VIII - desenvolvimento do sistema informatizado de gestão arquivística com atendimento aos dispositivos contidos no e-Arq Brasil;
IX - desenvolvimento do sistema integrado de controle eletrônico da tramitação de documentos;
X - garantir acesso aos documentos e às informações neles contidas a todos os que deles necessitem, observadas as restrições legais e regulamentares;
XI - proteger os documentos que a Câmara Municipal de Sorocaba, em conformidade com a Lei Nacional 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação), declarar como sigilosos;
XII - realizar inventário, conservação e disponibilização do seu acervo permanente histórico;
XIII - promover eventos, projetos culturais e programas educacionais através do memorial do Poder Legislativo Sorocabano;
XIV - produzir entrevistas e textos, artigos, crônicas, etc., acerca de documentos, fatos, agentes, debates, proposituras, etc., do passado que auxiliem a construção da história do legislativo sorocabano;
XV - levantamento de fontes históricas sobre o Poder Legislativo existentes em outras instituições, empresas e organizações;
XVI - coordenar os trabalhos da Comissão de Avaliação de documentos da Câmara Municipal de Sorocaba e a elaboração e aplicação da tabela de classificação e temporalidade dos documentos desta Câmara;
XVII - autorizar, conforme parecer da Secretaria Jurídica e anuência do Presidente, eliminações dos documentos públicos desprovidos de valor permanente, na condição de Instituição Arquivística Pública do Poder Legislativo Municipal, de acordo com a determinação prevista no art. 9º e no art. 17, §4º da Lei Nacional nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
XVIII - proporcionar treinamento e orientação técnica aos profissionais incumbidos das atividades de arquivo;
XIX - promover a integração e incentivar a cooperação entre os profissionais envolvidos na gestão integral de documentos, inclusive a gestão eletrônica de documentos, sistemas de informação e sistemas de arquivo, e
XX - propor convênios e parcerias para efetivar a implantação de política de gestão integral de documentos e sistemas de informação.
Art. 7º São instrumentos básicos da gestão de documentos os Planos de Classificação de Documentos e as Tabelas de Temporalidade de Documentos produzidos pela Comissão de Avaliação de documentos e aprovados pela Presidência.
Art. 8º O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo.
Parágrafo único. Entende-se por classificação de documentos a sequencia das operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação.
I - atividade-meio: quando se refere a ação, encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na produção e acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório;
II - atividade-fim: quando se refere à ação, encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para o efetivo desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na produção e acumulação de documentos de caráter substantivo e essencial para o seu funcionamento.
Art. 9º A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado pela Presidência, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental.
Parágrafo único. Entende-se por avaliação documental o processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins da definição de seus prazos de guarda e de sua destinação.
Art. 10. A Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meio e das atividades-fim dos órgãos técnicos, de suporte e operacionais da estrutura administrativa da Câmara Municipal de Sorocaba deverá indicar os órgãos produtores, as séries documentais, os prazos de guarda, observações relevantes e a destinação dos documentos, bem como sua fundamentação jurídica ou administrativa, quando houver.
§ 1º Entende-se por destinação a decisão decorrente da avaliação documental, que determina o seu encaminhamento.
§ 2º Será destinado para eliminação, após o cumprimento dos respectivos prazos de guarda, o documento que não apresentar valor que justifique sua guarda permanente.
§ 3º Será destinado para guarda permanente o documento que for considerado de valor histórico, probatório e informativo.
§ 4º o acervo a ser transferido dos setores para o Arquivo Permanente deverá estar acondicionado e organizado conforme as instruções de recepção formuladas pela Direção do arquivo público.
Art. 11. A Câmara Municipal de Sorocaba deverá constituir sua Comissão de Avaliação de Documentos com o fim de elaborar a proposta do Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade dos documentos desta Edilidade a ser aprovada, mediante parecer da Secretaria Jurídica, pela Presidência.
§ 1º A Comissão de Avaliação de Documentos é um grupo permanente e multidisciplinar, constituída de, no mínimo, 4 (quatro) funcionários, de carreira, com conhecimentos da estrutura organizacional, das funções e atividades desenvolvidas pelas unidades e da produção e tramitação de documentos.
§ 2º A Direção do Arquivo Público ficará responsável pela coordenação dos trabalhos.
§ 3º A Comissão de Avaliação deverá ser integrada, necessariamente, por funcionários representantes das áreas jurídica, de administração geral, de administração financeira e de arquivo.
§ 4º A Comissão de Avaliação necessariamente consultará funcionários da área específica da documentação a ser avaliada.
§ 5º O Presidente da Câmara Municipal de Sorocaba convidará ou contratará historiador(es), com especialização na história de Sorocaba, para dar parecer, do ponto de vista historiográfico, acerca da Tabela de Temporalidade.
§ 6º Fica vedada toda e qualquer eliminação de documentos dos setores operacionais, técnicos ou de suporte da estrutura administrativa da Câmara Municipal de Sorocaba cuja destinação de eliminação não esteja exarada na tabela de temporalidade.
§ 7º A Comissão de Avaliação de documentos lastreará todo seu trabalho nas resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
§ 8º A Comissão de Avaliação de documentos atualizará, mediante elaboração de nova versão, o Plano de Classificação e a tabela de temporalidade dos documentos da Câmara Municipal de Sorocaba.
Art. 12. Com a finalidade de resgatar e difundir a memória histórico-cultural, o arquivo público deverá organizar o Memorial do Poder Legislativo do Município de Sorocaba.
Art. 13. Para essa ação educativa e cultural sobre a história da cidade de Sorocaba e a relação com a atuação da Câmara Municipal, o memorial deverá:
I - promover concursos literários, artes plásticas, fotografias, teatro, audiovisual e cinema;
II - promover seminários, palestras, visitas guiadas, intercâmbio com escolas e instituições, publicações, saraus e demais eventos que atendam aos objetivos do memorial;
III - buscar parcerias e uma aproximação efetiva com órgãos públicos e privados para o desenvolvimento de programas, projetos e atividades de interesse cultural, educativo, técnico e científico;
IV - identificar os arquivos particulares, culturalmente significativos para esta edilidade;
V - referenciar documentos de interesse do Legislativo Municipal existentes em outras instituições, dentro e fora do Município;
VI - organizar exposições e eventos destinados a estreitar o vínculo desta Câmara com a comunidade;
VII - desenvolver programas de incentivo à pesquisa e de divulgação do patrimônio documental da Câmara Municipal, em parceria com as Universidades e instituições congêneres;
VIII - implantar o Projeto Arquivo-Escola, em parceria com a Secretaria Municipal de Educação, as escolas da rede estadual de ensino, bem como as escolas particulares;
IX - elaborar textos ou publicações de caráter educativo e cultural.
Parágrafo único. Sempre que possível, as atividades e manifestações descritas no caput serão incorporadas nos demais eventos turístico-culturais e educativos promovidos no Município.
Art. 14. A ampliação do acervo do memorial dar-se-á através das seguintes formas de aquisição:
I - compra;
II - doação;
III - empréstimo;
IV - permuta;
V - legado;
VI - herança.
Art. 15. Deverá ser constituída uma Comissão composta por 5 (cinco) membros, sendo que, destes, 02 (dois) são Vereadores da Câmara de Sorocaba, 02 (dois) servidores alocados no arquivo público e 01 (um) representante de instituições da comunidade sorocabana.
§ 1º A Comissão descrita no caput terá mandato de 02 (dois) anos, com direito a uma prorrogação de mandato, com o mesmo período.
§ 2º A Comissão descrita no caput tem por competência decidir sobre o orçamento destinado ao memorial, assim como sobre as programações nele desenvolvidas.
Art. 16. O arquivo público deverá ser dotado de:
I - infra-estrutura física, material e tecnológica adequadas para a guarda, armazenamento e preservação de documentos de acordo com as normas e legislação em vigor;
II - recursos orçamentários e financeiros para a implementação e manutenção das políticas arquivísticas estabelecidas;
III - recursos humanos qualificados, dos quadros efetivos da estrutura administrativa, para dar cumprimento às atividades técnicas do arquivo e servidores para darem cumprimento às funções político-institucionais do memorial do Poder Legislativo.
Art. 17. A Câmara Municipal de Sorocaba deverá promover programa de capacitação continuada dos recursos humanos do arquivo público.
Art. 18. A implantação do Arquivo Público instituído por este decreto será feita gradativamente de acordo com as disponibilidades orçamentárias e financeiras.
Art. 19. Na elaboração do Orçamento anual e do Plano Plurianual da Câmara, deverão ser incluídas despesas de investimentos e manutenção do arquivo público.
Art. 20. As despesas decorrentes desta Resolução correrão à conta de verba própria do orçamento vigente.
Art. 21. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
CÂMARA MUNICIPAL DE SOROCABA, 11 de março de 2014.
GERVINO CLÁUDIO GONÇALVES
Presidente
Publicada na Secretaria Geral da Câmara Municipal de Sorocaba, na data supra.
JOEL DE JESUS SANTANA