RESOLUÇÃO Nº 538, DE 27 DE MARÇO DE 2024.
Regulamenta o processo legislativo e administrativo por meio eletrônico
no âmbito da Câmara Municipal de Sorocaba, e dá outras providências.
PROJETO DE RESOLUÇÃO Nº 21/2023, DA MESA DA CÂMARA MUNICIPAL
A Câmara Municipal de Sorocaba aprova e eu promulgo a seguinte
Resolução:
Art. 1º Esta Resolução dispõe sobre o uso do meio eletrônico para
a realização dos processos Legislativo e Administrativo no âmbito da Câmara
Municipal de Sorocaba.
Art. 2º Para o disposto nesta Resolução, consideram-se as
seguintes definições:
I - meio eletrônico - compreende o
armazenamento e/ou tráfego de documentos e arquivos digitais;
II - processo legislativo - compreende a
elaboração, análise, votação e conclusão das proposições independentes e
acessórias previstas em norma, das quais as tramitações dependem de
procedimentos legislativos diversos;
III - processo administrativo - compreende as operações e as
tomadas de decisões, materializadas na sequência de atividades realizadas pelos
diversos setores da Casa, sob princípios legais, com o objetivo final de dar
efeito a algo previsto em lei e assim alcançar fins específicos de
funcionamento interno e atendimento a demandas externas;
IV - documento - unidade de registro de
informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;
V - documento digital - informação
registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio
de sistema computacional, podendo ser:
a) documento nato-digital - documento criado originariamente em
meio eletrônico; ou
b) documento digitalizado - documento obtido a partir da conversão
de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;
e
VI - processo eletrônico - aquele em que
os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico.
Art. 3º São objetivos desta Resolução, observado os dispositivos
do Regimento Interno da Câmara Municipal de Sorocaba:
I - assegurar a eficiência, a eficácia e a
efetividade das ações legislativa e administrativa e promover a adequação entre
meios, operações, impactos e resultados;
II - promover a utilização de meios
eletrônicos para a realização dos processos legislativos e administrativos com
segurança, transparência e economicidade;
III - ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia
da informação e da comunicação; e
IV - facilitar o acesso do cidadão aos
processos deste Poder Legislativo.
Art. 4º Para atendimento ao disposto nesta Resolução, a Câmara
Municipal de Sorocaba utilizará sistemas informatizados para a gestão e o
trâmite de processos legislativos e administrativos eletrônicos, observado os
dispositivos do Regimento Interno.
Parágrafo único. Os sistemas a que se refere o caput deverão
prover mecanismos para a verificação da autoria e da integridade dos documentos
em processos eletrônicos.
Art. 5º Nos processos legislativos e administrativos eletrônicos,
os atos deverão ser realizados em meio eletrônico, exceto nas situações em que
este procedimento for inviável ou em caso de indisponibilidade do meio
eletrônico, cujo prolongamento cause dano relevante à
celeridade do processo.
§ 1º No caso das exceções previstas no caput, os atos processuais
poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em papel,
desde que posteriormente o documento-base correspondente seja digitalizado,
conforme procedimento previsto no artigo 10.
§ 2º Caso seja necessária a instrução processual em meio físico, a
Divisão de Expediente Legislativo será a unidade administrativa responsável por
ser a guardiã do documento.
Art. 6º A autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos
e da assinatura, nos processos legislativos e administrativos eletrônicos,
poderão ser obtidas por meio de assinatura digital nos termos da Lei Federal nº 14.063, de 23 de setembro de 2020,
observados os padrões definidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileira - ICP-Brasil e os outros tipos admitidos na lei.
§ 1º O disposto no caput não obsta a utilização de outro meio de
comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica,
inclusive os que utilizem identificação por meio de nome de usuário e senha.
§ 2º O disposto neste artigo não se aplica a situações que
permitam identificação simplificada do interessado ou nas hipóteses legais de
anonimato.
Art. 7º Para efeitos desta Resolução, as assinaturas eletrônicas
são classificadas em:
I - assinatura eletrônica simples:
a) a que permite identificar o seu signatário;
b) a que anexa ou associa dados a outros dados em formato
eletrônico do signatário;
II - assinatura eletrônica avançada: a
que utiliza certificados não emitidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileira - ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e da
integridade de documentos em forma eletrônica, desde que admitido pelas partes
como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento, com as
seguintes características:
a) está associada ao signatário de maneira unívoca;
b) utiliza dados para a criação de assinatura eletrônica cujo
signatário pode, com elevado nível de confiança, operar sob o seu controle
exclusivo;
c) está relacionada aos dados a ela associados de tal modo que
qualquer modificação posterior é detectável.
III - assinatura eletrônica qualificada: a que utiliza certificado
digital, nos termos do § 1º do artigo 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.
Art. 8º A classificação da informação quanto ao grau de sigilo e a
possibilidade de limitação do acesso aos servidores autorizados e aos
interessados no processo observarão os termos da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011,
e das demais normas vigentes.
Art. 9º Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente na
forma do artigo 6º são considerados originais para todos os efeitos legais.
Parágrafo único. Para enquadramento no caput deste artigo, os
documentos assinados eletronicamente deverão obedecer às características e
metadados constantes no Anexo I desta Resolução.
Art. 10. A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no
âmbito desta Casa de Leis deverá ser acompanhada da conferência da integridade
do documento digitalizado.
§ 1º A conferência prevista no caput deverá registrar se foi
apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia
autenticada administrativamente ou cópia simples.
§ 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais serão
considerados cópia autenticada administrativamente, e os resultantes da
digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada
administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.
§ 3º A Câmara Municipal de Sorocaba poderá:
I - proceder à digitalização imediata do
documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado;
II - determinar que a protocolização de
documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o Protocolo
atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original
imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua
digitalização; e
III - receber o documento em papel para posterior digitalização,
considerando que:
a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias
autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado,
preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda da Câmara, obedecendo os
parâmetros definidos no Plano de Classificação de Documentos - PCD e Tabela de
Temporalidade - TTD;
b) os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas
administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a
sua digitalização, nos termos do caput e do § 1º.
§ 4º Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização do
documento recebido, este ficará sob guarda da administração e será admitido o
trâmite do processo de forma híbrida, conforme definido em portaria da Mesa
Diretora desta Casa de Leis.
Art. 11. Os atos processuais em meio eletrônico consideram-se
realizados no dia e na hora do recebimento pelo sistema informatizado de gestão
de processo legislativo e administrativo eletrônico da Câmara Municipal de
Sorocaba.
§ 1º Quando o ato processual tiver que ser praticado em
determinado prazo, por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os
efetivados, salvo disposição em contrário, até as vinte e três horas e
cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de
Brasília.
§ 2º Na hipótese prevista no § 1º, se o sistema informatizado de
gestão de processo legislativo e administrativo eletrônico se tornar
indisponível por motivo técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado até as
vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao
da resolução do problema.
Art. 12. O interessado poderá enviar eletronicamente documentos
digitais para juntada aos autos.
§ 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de
responsabilidade da seção, ou do interessado, que responderá nos termos da
legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.
§ 2º Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão
valor de cópia simples.
§ 3º A
apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei
expressamente o exigir ou nas hipóteses previstas nos artigos 13 e 14 desta
Resolução.
§ 4º Após
cadastramento no sistema de eletrônico de processos e documentos, o interessado
compromete-se a verificar e acessar as informações referentes aos seus
processos por meio do sistema eletrônico, sendo de sua responsabilidade o
acesso e interação quando necessários.
Art. 13. Impugnada a integridade do documento digitalizado,
mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurada
diligência para a verificação do documento objeto de controvérsia.
Art. 14. A Câmara poderá exigir, a seu critério, até que decaia o seu
direito de rever os atos praticados no processo, a exibição do original de
documento digitalizado, enviado eletronicamente pelo interessado ou no âmbito
interno se este ainda não descartado nos termos do artigo 10 desta Resolução.
Art. 15. Deverão ser associados elementos descritivos aos
documentos digitais que integram processos eletrônicos, a fim de apoiar sua
identificação, sua indexação, sua presunção de autenticidade, sua preservação e
sua interoperabilidade.
Art. 16. O acesso à íntegra do processo para vista pessoal do
interessado pode ocorrer por intermédio da disponibilização de sistema
informatizado de gestão a que se refere o artigo 4º ou por acesso à cópia do
documento em meio eletrônico.
Art. 17. Os documentos que integram os processos legislativo e
administrativo eletrônicos deverão ser classificados e avaliados de acordo com
o plano de classificação e a tabela de temporalidade e destinação adotados no
órgão ou na entidade, conforme a legislação arquivística em vigor.
§ 1º A eliminação de documentos digitais deve seguir as diretrizes
previstas na legislação.
§ 2º Os documentos digitais e processos administrativos
eletrônicos cuja atividade já tenha sido encerrada e que estejam aguardando o
cumprimento dos prazos de guarda e destinação final serão transferidos para uma
área de armazenamento específica, sob controle do setor que os produziu, a fim
de garantir a preservação, a segurança e o acesso pelo tempo necessário.
Art. 18. A definição dos formatos de arquivo dos documentos
digitais deverá ser em PDF/A (Portable Document Format ABNT NBR ISO 19005).
Art. 19. Para os processos legislativos e administrativos
eletrônicos regidos por esta Resolução, salvo disposição em contrário, deverão
ser observados os prazos definidos em lei para a manifestação dos interessados
e para as decisões da administração.
Art. 20. A Câmara estabelecerá políticas, estratégias e ações que
garantam a preservação de longo prazo, o acesso e o uso contínuo dos documentos
digitais.
Parágrafo único. O estabelecido no caput deverá prever, no mínimo:
I - proteção contra a deterioração e a
obsolescência de equipamentos e programas; e
II - mecanismos para garantir a
autenticidade, a integridade e a legibilidade dos documentos eletrônicos ou
digitais.
Art. 21. A guarda dos documentos digitais e processos legislativos
e administrativos eletrônicos considerados de valor permanente deverá estar de
acordo com as normas previstas pela instituição arquivística pública
responsável por sua custódia, incluindo a compatibilidade de suporte e de
formato, a documentação técnica necessária para interpretar o documento e os
instrumentos que permitam a sua identificação e o controle no momento de seu
recolhimento.
Art. 22. O Poder Legislativo viabilizará o credenciamento do Poder
Executivo ao sistema eletrônico do Legislativo, para o envio e recebimento de
proposituras e para a elaboração das proposições de iniciativa do Executivo,
nos termos dessa Resolução.
Art. 23. A implantação do uso do meio eletrônico para a realização
do trâmite processual por meio digital observará:
§ 1º A oralidadade como meio de
integração de lacunas de comunicação no sistema, a qual, não tendo valor vinculativo,
será instrumento auxiliar de celeridade dos trâmites no meio eletrônico.
§ 2º Os setores e procedimentos que já tramitam e utilizam o
processo por meio eletrônico deverão adaptar-se ao disposto nesta Resolução.
Art. 24. As despesas para execução da presente Resolução correrão
por conta das dotações próprias do orçamento, suplementadas, se necessário.
Art. 25. Esta Resolução entrará em vigor na data de sua
publicação.
CÂMARA MUNICIPAL DE SOROCABA, 27 de março de 2024.
GERVINO CLÁUDIO GONÇALVES
Presidente
Publicada na Secretaria Legislativa da Câmara Municipal de
Sorocaba, na data supra.
MÁRCIA PEGORELLI ANTUNES
Secretária Legislativa
Esse texto não substitui o publicado no DOM em 02.04.2024.