RESOLUÇÃO Nº 408,
DE 11 DE MARÇO DE 2014.
Institui o
Arquivo Público da Câmara Municipal de Sorocaba.
PROJETO DE
RESOLUÇÃO Nº 01/2014, DA MESA DA CÂMARA
MUNICIPAL
A Câmara
Municipal de Sorocaba aprova e eu promulgo a seguinte Resolução:
Art. 1º Fica instituído o arquivo público da Câmara
Municipal de Sorocaba.
Art. 2º É
dever do Poder Legislativo do município de Sorocaba a gestão documental e a
proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de
prova e informação.
Art. 3º Consideram-se arquivos, para os fins desta
Resolução, todos os registros de
informação, em qualquer suporte (papel, magnético, óptico, filme, imagem,
eletrônico, etc.) produzidos e recebidos pelos órgãos técnicos, de suporte e
operacional da estrutura administrativa desta Câmara Municipal.
Art. 4º Considera-se gestão de documentos o conjunto
de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação,
tramitação, uso, avaliação, reprodução,
arquivamento, eliminação (quando for o caso), disponibilização e
divulgação, quando históricos, que assegura a racionalização e a eficiência dos
arquivos.
Art. 5º Considera-se arquivo público o sistema de
serviços de gestão do conjunto composto pelos seguintes elementos:
I - arquivos
correntes dos setores: documentos em curso em um setor ou que, mesmo sem
movimentação, constituam objeto de consultas frequentes pelo setor;
II - arquivos
intermediários dos setores: aqueles documentos que, mesmo não sendo de uso
corrente, por razões de interesse administrativo ou legal, aguardam a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
III - arquivo
permanente: documentos de valor histórico, probatório e informativo cujos
suportes físicos devem ser definitivamente preservados, mesmo após a
digitalização, uma vez que inalienáveis e imprescritíveis;
IV -
memorial: seleção de documentos históricos do Poder Legislativo Municipal de
Sorocaba ou de outras instituições referentes ao Poder Legislativo Municipal
arranjados permanentemente ou de acordo com os fatos e personalidades os quais
se queiram destacar ou eventos turísticos, projetos culturais e programas
educacionais em que se queiram inserí-los;
V - sala de
trabalho: espaço físico para as atividades de direção do arquivo público,
planejamento das atividades do memorial e trabalhos de recepção, catalogação,
classificação, acondicionamento, higienização, reparação, seleção, localização,
(re)arquivamento, digitalização, etc., dos documentos;
VI - sala de
consulta: espaço para recepção dos munícipes, pesquisadores, Vereadores,
servidores, visitantes, etc., consulentes dos documentos do acervo permanente
ou do memorial.
Art. 6º O arquivo público do Poder Legislativo
Municipal tem como finalidades precípuas:
I - assegurar
a proteção dos documentos do poder legislativo municipal tendo em vista o seu
valor administrativo e histórico e os interesses da comunidade sorocabana;
II - formular
a política de gestão integral de do sistema de arquivos desta edilidade e
coordenar a sua implantação no âmbito do Legislativo;
III -
elaborar e divulgar, submetidas ao parecer da Secretaria Jurídica, aprovadas
pela Presidência, diretrizes e instruções acerca:
a) das
condições de segurança da recepção, produção, tramitação, arquivamento,
preservação e transferência dos documentos dos arquivos correntes e
intermediários existentes nos setores técnicos, de suporte e operacionais da
estrutura administrativa da Câmara Municipal;
b) da
organização do arquivo permanente, e
c) da
organização do memorial do Legislativo Municipal.
IV -
organizar o sistema de arquivos da Câmara Municipal de Sorocaba, propondo
medidas que integrem as fases correntes, intermediárias (dos setores técnicos,
de suporte e operacional da estrutura administrativa) e permanente pelas quais
passam os documentos em seu ciclo vital como forma de assegurar sua
organização, controle, proteção e preservação a partir de sua produção;
V - elaborar
e encaminhar à Mesa Diretora minutas de normas que versem sobre aspectos e
itens do funcionamento adequado do sistema de arquivos da Câmara Municipal de
Sorocaba;
VI - prestar
orientação aos setores técnicos, de suporte e operacionais da estrutura
administrativa no que se refere a:
a) condições
de manuseio, acondicionamento e armazenamento que promovam o aumento da vida
útil dos documentos e integridade das informações nele contidas, e
b) formas de
recepção, guarda e transferência de documentos e informações que impliquem em
perigo de perda ou extravio dos mesmos;
VII -
realizar o recolhimento dos documentos de valor permanente e guarda definitiva
e promover a sua preservação, mediante tratamento técnico, conservação
preventiva, restauração, quando for o caso, higienização periódica, acesso e a
descrição do acervo, mediante a elaboração de instrumentos de pesquisa que
garantam acesso pleno às informações contidas nos documentos;
VIII -
desenvolvimento do sistema informatizado de gestão arquivística com atendimento
aos dispositivos contidos no e-Arq Brasil;
IX -
desenvolvimento do sistema integrado de controle eletrônico da tramitação de
documentos;
X - garantir
acesso aos documentos e às informações neles contidas a todos os que deles
necessitem, observadas as restrições legais e regulamentares;
XI - proteger
os documentos que a Câmara Municipal de Sorocaba, em conformidade com a Lei Nacional 12.527, de 18 de novembro de 2011
(Lei de Acesso à Informação), declarar como sigilosos;
XII -
realizar inventário, conservação e disponibilização do seu acervo permanente
histórico;
XIII -
promover eventos, projetos culturais e programas educacionais através do
memorial do Poder Legislativo Sorocabano;
XIV -
produzir entrevistas e textos, artigos, crônicas, etc., acerca de documentos,
fatos, agentes, debates, proposituras, etc., do passado que auxiliem a
construção da história do legislativo sorocabano;
XV -
levantamento de fontes históricas sobre o Poder Legislativo existentes em
outras instituições, empresas e organizações;
XVI -
coordenar os trabalhos da Comissão de Avaliação de documentos da Câmara
Municipal de Sorocaba e a elaboração e aplicação da tabela de classificação e
temporalidade dos documentos desta Câmara;
XVII -
autorizar, conforme parecer da Secretaria Jurídica e anuência do Presidente,
eliminações dos documentos públicos desprovidos de valor permanente, na
condição de Instituição Arquivística Pública do Poder Legislativo Municipal, de
acordo com a determinação prevista no art. 9º e no art. 17, §4º da Lei Nacional nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
XVIII -
proporcionar treinamento e orientação técnica aos profissionais incumbidos das
atividades de arquivo;
XIX -
promover a integração e incentivar a cooperação entre os profissionais
envolvidos na gestão integral de documentos, inclusive a gestão eletrônica de
documentos, sistemas de informação e sistemas de arquivo, e
XX - propor
convênios e parcerias para efetivar a implantação de política de gestão
integral de documentos e sistemas de informação.
Art. 7º São instrumentos básicos da gestão de
documentos os Planos de Classificação de Documentos e as Tabelas de
Temporalidade de Documentos produzidos pela Comissão de Avaliação de documentos
e aprovados pela Presidência.
Art. 8º O
Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para classificar
todo e qualquer documento de arquivo.
Parágrafo
único. Entende-se por classificação de
documentos a sequencia das operações técnicas que visam a agrupar os documentos
de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade
responsável por sua produção ou acumulação.
I -
atividade-meio: quando se refere a ação, encargo ou serviço que um órgão leva a
efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas
e que resulta na produção e acumulação de documentos de caráter instrumental e
acessório;
II -
atividade-fim: quando se refere à ação, encargo ou serviço que um órgão leva a
efeito para o efetivo desempenho de suas atribuições específicas e que resulta
na produção e acumulação de documentos de caráter substantivo e essencial para
o seu funcionamento.
Art. 9º A Tabela de Temporalidade de Documentos é o
instrumento resultante da avaliação documental, aprovado pela Presidência, que
define prazos de guarda e a destinação de cada série documental.
Parágrafo
único. Entende-se por avaliação documental o processo de análise que permite a
identificação dos valores dos documentos, para fins da definição de seus prazos
de guarda e de sua destinação.
Art. 10. A Tabela de Temporalidade de Documentos das
atividades-meio e das atividades-fim dos órgãos técnicos, de suporte e
operacionais da estrutura administrativa da Câmara Municipal de Sorocaba deverá
indicar os órgãos produtores, as séries documentais, os prazos de guarda,
observações relevantes e a destinação dos documentos, bem como sua
fundamentação jurídica ou administrativa, quando houver.
§ 1º Entende-se por destinação a decisão
decorrente da avaliação documental, que determina o seu encaminhamento.
§ 2º Será destinado para eliminação, após o
cumprimento dos respectivos prazos de guarda, o documento que não apresentar
valor que justifique sua guarda permanente.
§ 3º Será destinado para guarda permanente o
documento que for considerado de valor histórico, probatório e informativo.
§ 4º o acervo a ser transferido dos setores para o
Arquivo Permanente deverá estar acondicionado e organizado conforme as
instruções de recepção formuladas pela Direção do arquivo público.
Art. 11. A Câmara Municipal de Sorocaba deverá
constituir sua Comissão de Avaliação de Documentos com o fim de elaborar a
proposta do Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade dos documentos
desta Edilidade a ser aprovada, mediante parecer da Secretaria Jurídica, pela
Presidência.
§ 1º A Comissão de Avaliação de Documentos é um
grupo permanente e multidisciplinar, constituída de, no mínimo, 4 (quatro)
funcionários, de carreira, com conhecimentos da estrutura organizacional, das
funções e atividades desenvolvidas pelas unidades e da produção e tramitação de
documentos.
§ 2º A Direção do Arquivo Público ficará
responsável pela coordenação dos trabalhos.
§ 3º A Comissão de Avaliação deverá ser integrada,
necessariamente, por funcionários representantes das áreas jurídica, de
administração geral, de administração financeira e de arquivo.
§ 4º A Comissão de Avaliação necessariamente
consultará funcionários da área específica da documentação a ser avaliada.
§ 5º O Presidente da Câmara Municipal de Sorocaba
convidará ou contratará historiador(es), com especialização na história de
Sorocaba, para dar parecer, do ponto de vista historiográfico, acerca da Tabela
de Temporalidade.
§ 6º Fica vedada toda e qualquer eliminação de
documentos dos setores operacionais, técnicos ou de suporte da estrutura
administrativa da Câmara Municipal de Sorocaba cuja destinação de eliminação
não esteja exarada na tabela de temporalidade.
§ 7º A Comissão de Avaliação de documentos
lastreará todo seu trabalho nas resoluções do Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ).
§ 8º A Comissão de Avaliação de documentos
atualizará, mediante elaboração de nova versão, o Plano de Classificação e a
tabela de temporalidade dos documentos da Câmara Municipal de Sorocaba.
Art. 12. Com a finalidade de resgatar e difundir a
memória histórico-cultural, o arquivo público deverá organizar o Memorial do
Poder Legislativo do Município de Sorocaba.
Art. 13. Para essa ação educativa e cultural sobre a
história da cidade de Sorocaba e a relação com a atuação da Câmara Municipal, o
memorial deverá:
I - promover
concursos literários, artes plásticas, fotografias, teatro, audiovisual e
cinema;
II - promover
seminários, palestras, visitas guiadas, intercâmbio com escolas e instituições,
publicações, saraus e demais eventos que atendam aos objetivos do memorial;
III - buscar
parcerias e uma aproximação efetiva com órgãos públicos e privados para o
desenvolvimento de programas, projetos e atividades de interesse cultural,
educativo, técnico e científico;
IV -
identificar os arquivos particulares, culturalmente significativos para esta
edilidade;
V -
referenciar documentos de interesse do Legislativo Municipal existentes em
outras instituições, dentro e fora do Município;
VI -
organizar exposições e eventos destinados a estreitar o vínculo desta Câmara
com a comunidade;
VII -
desenvolver programas de incentivo à pesquisa e de divulgação do patrimônio
documental da Câmara Municipal, em parceria com as Universidades e instituições
congêneres;
VIII -
implantar o Projeto Arquivo-Escola, em parceria com a Secretaria Municipal de
Educação, as escolas da rede estadual de ensino, bem como as escolas
particulares;
IX - elaborar
textos ou publicações de caráter educativo e cultural.
Parágrafo
único. Sempre que possível, as atividades e manifestações descritas no caput
serão incorporadas nos demais eventos turístico-culturais e educativos
promovidos no Município.
Art. 14. A ampliação do acervo do memorial dar-se-á
através das seguintes formas de aquisição:
I - compra;
II - doação;
III -
empréstimo;
IV - permuta;
V - legado;
VI - herança.
Art. 15. Deverá ser constituída uma Comissão composta
por 5 (cinco) membros, sendo que, destes, 02 (dois) são Vereadores da Câmara de
Sorocaba, 02 (dois) servidores alocados no arquivo público e 01 (um)
representante de instituições da comunidade sorocabana.
§ 1º A Comissão descrita no caput terá mandato de
02 (dois) anos, com direito a uma prorrogação de mandato, com o mesmo período.
§ 2º A Comissão descrita no caput tem por
competência decidir sobre o orçamento destinado ao memorial, assim como sobre
as programações nele desenvolvidas.
Art. 16. O arquivo público deverá ser dotado de:
I -
infra-estrutura física, material e tecnológica adequadas para a guarda,
armazenamento e preservação de documentos de acordo com as normas e legislação
em vigor;
II - recursos
orçamentários e financeiros para a implementação e manutenção das políticas
arquivísticas estabelecidas;
III -
recursos humanos qualificados, dos quadros efetivos da estrutura
administrativa, para dar cumprimento às atividades
técnicas do arquivo e servidores para darem cumprimento às funções
político-institucionais do memorial do Poder Legislativo.
Art. 17. A Câmara Municipal de Sorocaba deverá
promover programa de capacitação continuada dos recursos humanos do arquivo
público.
Art. 18. A implantação do Arquivo Público instituído
por este decreto será feita gradativamente de acordo com as disponibilidades
orçamentárias e financeiras.
Art. 19. Na elaboração do Orçamento anual e do Plano
Plurianual da Câmara, deverão ser incluídas despesas de investimentos e
manutenção do arquivo público.
Art. 20. As despesas decorrentes desta Resolução
correrão à conta de verba própria do orçamento vigente.
Art. 21. Esta Resolução entra em vigor na data de sua
publicação.
CÂMARA
MUNICIPAL DE SOROCABA, 11 de março de 2014.
GERVINO
CLÁUDIO GONÇALVES
Presidente
Publicada na
Secretaria Geral da Câmara Municipal de Sorocaba, na data supra.
JOEL DE JESUS
SANTANA
Secretário
Geral
Este texto não substitui o publicado no Diário
Oficial.